Plan een kennismakingsgesprek
Facturen & mailbox? Otto regelt het in 7 dagen
Ontdek hoe Martine's Art hun administratieve chaos transformeerde tot een gestroomlijnde workflow met AI-automatisering. Van handmatige facturatie naar volledig geautomatiseerde processen - allemaal binnen één week.
Klant & Context: Martine's Art
Sector: Creatieve Diensten
Martine's Art is een bloeiend kunstatelier dat unieke kunstwerken en creatieve diensten levert aan particulieren en bedrijven. Als creatieve ondernemer wilde Martine zich focussen op haar passie - kunst maken - in plaats van urenlange administratieve taken.
Zoals vele creatieve ondernemers worstelde Martine met de balans tussen creativiteit en bedrijfsvoering. Tijd die ze besteedde aan facturatie en e-mail management was tijd die ze niet kon investeren in haar artistieke werk.
De Uitdaging: Administratieve Chaos
📄 Handmatige Facturatie
Elke factuur werd handmatig opgesteld, wat niet alleen tijdrovend was maar ook foutgevoelig. Klantgegevens moesten steeds opnieuw ingevoerd worden.
✉️ Overvolle Mailbox
Klantenvragen, leveranciersmails en administratieve berichten raakten vermengd. Belangrijke e-mails verdwenen tussen de spam en nieuwsbrieven.
🧾 Manuele Eventregistraties
Bij workshops en exposities moest alles handmatig bijgehouden worden - van inschrijvingen tot betalingen en aanwezigheidslijsten.
Deze uitdagingen leidden tot stress, gemiste deadlines en minder tijd voor het creatieve proces waar Martine echt van houdt.
De Intelligente Oplossing: Meet Otto
AI-workflows voor Facturen
Automatische factuur generatie op basis van project data, met slimme templates en directe verzending naar klanten.
Slimme E-mailregels
Intelligente filtering en doorverwijzing van e-mails naar de juiste mappen en workflows, met prioritering van belangrijke berichten.
QR-codes → CRM
Naadloze integratie van event-registraties direct in het CRM-systeem via QR-code scanning bij workshops en exposities.
Transformatie: Van Chaos naar Controle
De Dramatische Voor & Na Situatie
🔴 VOOR: Administratieve Chaos
  • Losse facturen overal verspreid
  • Overvolle, ongeorganiseerde mailbox
  • Handmatige data-invoer voor elk event
  • Gemiste deadlines en vergeten taken
  • 20+ uur per maand aan administratie
🟢 NA: Gestroomlijnde Workflow
  • Geautomatiseerde facturering
  • Slimme e-mail organisatie
  • Automatische CRM-updates
  • Gelogde en toegewezen taken
  • Meer tijd voor creatief werk
Implementatie in 3 Simpele Stappen
01
Intake & Analyse
Grondige analyse van huidige processen en identificatie van automatiseringskansen. We brengen alle workflows in kaart en stellen prioriteiten vast.
02
Bouw & Configuratie
Ontwikkeling van maatwerkoplossingen en integratie van AI-workflows. Alle systemen worden aangesloten en getest in een veilige omgeving.
03
Live & Ondersteuning
Go-live binnen 7 dagen met volledige begeleiding en training. Doorlopende ondersteuning om maximale waarde te garanderen.
Van eerste gesprek tot werkende automatisering - alles binnen één week gerealiseerd.
Meetbare Resultaten in Cijfers
20
Uur Bespaard
Per maand minder administratieve taken - dat is een halve werkweek extra voor creatief werk!
7
Dagen Implementatie
Van start tot finish binnen één week volledig operationeel en werkend.
0%
Extra Loonkosten
Geen nieuwe medewerkers nodig - Otto werkt 24/7 zonder pauzes of vakantie.
Deze resultaten tonen de kracht van slimme automatisering: meer tijd voor wat echt belangrijk is, zonder extra kosten of complexiteit.
Wat Onze Klanten Zeggen
"Het voelt alsof ik een extra collega heb."
— Martine H., Eigenaar Martine's Art
"Otto heeft mijn bedrijf getransformeerd. Waar ik vroeger uren besteedde aan facturatie en e-mails, kan ik nu focussen op wat ik het liefste doe: kunstwerken creëren voor mijn klanten."
Martine's ervaring is niet uniek. Veel creatieve ondernemers ontdekken dat AI-automatisering hen niet alleen tijd bespaart, maar ook stress vermindert en de kwaliteit van hun werk verhoogt.
Door repetitieve taken weg te nemen, kunnen ondernemers zich concentreren op strategie, creativiteit en klantrelaties - de echte drijvende krachten achter bedrijfssucces.
Zet Jouw Eerste AI-Assistent Live
Klaar om net als Martine meer tijd te creëren voor wat echt belangrijk is? Otto wacht erop om jouw administratieve uitdagingen op te lossen.
In ons vrijblijvende kennismakingsgesprek analyseren we jouw specifieke situatie en tonen we precies hoe AI-automatisering jouw bedrijf kan transformeren. Binnen 30 minuten weet je exact welke processen geautomatiseerd kunnen worden en hoeveel tijd je kunt besparen.
Geen verplichtingen, wel concrete inzichten in jouw automatiseringsmogelijkheden.